So funktioniert Proplanum, Software für Dienstplanung und Zeiterfassung in Schichtbetrieben. Ein Standort oder eine Kette.
Vier Schritte vom Dienstplan zur Lohnabrechnung. Jeden sehen Sie, bevor Stunden zu Kosten werden.
Das Lohnabrechnungssystem rechnet die Stunden nach Monatsabschluss ab. Proplanum plant sie früher und zeigt sie laufend, Standort neben Standort. Dienstplan, tatsächliche Stunden, Standortvergleich, Lohnabrechnung. Ihr Team hat die App und den Kiosk. Elektronische Krankmeldungen (e-ZLA) der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS kommen automatisch an, Kassendaten über eine Integration, die wir für Ihre Systeme einrichten.
Unten sehen Sie den ganzen Monat in der Reihenfolge, in der er abläuft. Die drei Stufen der Dienstplanung stehen im ersten Schritt.
Im Gespräch vergleichen wir Besetzung und Bedarf anhand Ihrer Zahlen.
Krankmeldungen der ZUS kommen automatisch an, Daten aus Kassensystemen (POS) und Hotelsystemen über eine Integration, die wir für Ihre Systeme einrichten.
- 1Dienstplan Proplanum erstellt ihn aus Besetzungsregeln, die Führungskraft korrigiert und veröffentlicht. ab Start, Automatik ab Premium
- 2Tatsächliche Zeit Kommen und Gehen per Smartphone und Kiosk stehen neben dem Plan. ab Biznes
- 3Standortvergleich Plan, Ist, Überstunden und Kosten pro Stunde, alle Standorte nebeneinander. Auswertungen ab Biznes, Vergleich ab Premium
- 4Lohnabrechnung und Arbeitszeitregeln Die Stunden sind fertig für die Lohnabrechnung. Die Arbeitszeitregeln sind vorher geprüft. ab Start
Stunden, Bedarf und Abwesenheiten fließen in den Plan des nächsten Monats zurück
Team: App auf dem Smartphone, Kiosk auf dem Tablet, Panel für die Führungskraft.
Schema eines Monats in Proplanum. Demoansicht.
Alle Preise in Euro, zzgl. MwSt.
Dienstplan ab StartAutomatik ab Premium
Schritt 1. Dienstplan aus Besetzungsregeln, die Führungskraft korrigiert und gibt frei.
Drei Stufen, jede reicht für sich. Sie beginnen dort, wo Sie stehen, und müssen nicht höher gehen.
- 1Stufe einsab Start
Sie erstellen und veröffentlichen an einem Ort und ziehen Schichten mit der Maus. Eine Zeitraumvorlage für eine Woche oder einen Monat speichern Sie einmal und laden sie im nächsten Zeitraum, auch für Schichtgruppen. Das Team erhält am Tag der Veröffentlichung eine Benachrichtigung.
- 2Stufe zweiab Premium
Proplanum erstellt eine fertige Version aus Ihren gespeicherten Besetzungsregeln: wie viele Personen pro Schicht, wer auf welcher Position arbeitet, Verfügbarkeit, Verträge und Stellenumfang. Mehrere Modi zur Auswahl, darunter die Rotation von Schichtgruppen. Die Führungskraft legt fest, was wichtiger ist, und korrigiert das Ergebnis von Hand.
- 3Stufe dreiab Premium
Mit Daten zum Bedarf folgt der Dienstplan dem Bedarf, Stunde für Stunde. Weder ein einzelner Standort noch eine Kette mit Standardplanung braucht diese Stufe.
Proplanum ersetzt nicht die Führungskraft, sondern nimmt ihr die Dienstplanung ab. Nichts erreicht das Team, bevor die Führungskraft freigibt.
ab Start Vor der Freigabe sieht die Führungskraft die Besetzung Stunde für Stunde sowie Stunden und Kosten jeder Person.
Zehn Arbeitszeitregeln werden geprüft, bevor der Dienstplan das Team erreicht. Sie wählen, ob ein Verstoß eine Warnung oder eine Sperre beim Speichern auslöst.
- DienstplanPlanung, Vorlagen, automatische Dienstplanung aus Ihren Besetzungsregeln und alles andere im Dienstplan.
- Bedarfsprognose und bedarfsgerechte DienstplanungKassendaten, Bedarfsprognose und ein Blick auf die Personalkosten der Standorte.
Wochendienstplan nach der Veröffentlichung. Stunden und Kosten neben jedem Namen, Urlaub als Band, eine offene Schicht in der Zeile „Unbesetzt“. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Besetzung im Vergleich zum Bedarf, Stunde für Stunde. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
ab Biznes
Schritt 2. Tatsächliche Stunden stehen am selben Tag neben dem Plan, nicht nach einem Monat.
Mitarbeitende beginnen und beenden eine Schicht mit einem Tippen: auf dem Smartphone, am Kiosk auf dem Tablet (Terminal zur Zeiterfassung) oder im Browser. Der Eintrag steht sofort neben der geplanten Schicht.
- Verspätung und früheres Gehen erscheinen als Abweichung vom Plan in Minuten, nicht als Meinung der Führungskraft.
- Die Führungskraft gibt einen Eintrag frei, korrigiert ihn oder gleicht ihn an den Plan an. Jede Korrektur hat einen Autor und eine Uhrzeit, der vorherige Wert bleibt im Änderungsverlauf.
- Eine Meldung zu Verspätung oder Abwesenheit geht noch am selben Tag an die festgelegte Person.
- Dienstplan und Arbeitszeitaufzeichnungen korrigieren Sie während des Zeitraums, nicht nach dem Abschluss. Die Stundenbilanz des Zeitraums sehen Sie laufend.
Urlaubsanträge, Verfügbarkeit, Schichttausch und offene Schichten erledigt Ihr Team in der App. Die Führungskraft muss nicht mehr jeden Anruf annehmen, die Entscheidung bleibt bei ihr. Eine elektronische Krankmeldung (e-ZLA) der ZUS nimmt die Person automatisch aus ihren Schichten, und die Führungskraft erhält eine Benachrichtigung.
Sieben Wege zum Ein- und Ausstempeln, von der PIN am Kiosk bis zur App auf dem Smartphone.
Alle Wege- Zeiterfassung und KioskBuchungen, Kiosk, Schwellen für Verspätungen und Freigabe der Arbeitszeitaufzeichnungen.
- Urlaubsanträge und SchichttauschUrlaub, Verfügbarkeit, Tausch und offene Schichten ohne Anruf bei der Führungskraft.
- MitarbeiterdokumenteneuArbeitsmedizinische Untersuchungen, Schulungen und Qualifikationen mit Ablaufdatum. Der Dienstplan kann eine Schicht ablehnen, wenn ein gültiges Dokument fehlt.
Zeiterfassungsregister. Plan neben Ist, Hinweise zur Zeit am Eintrag, Freigabe mit einem Klick. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Kiosk auf dem Tablet am Eingang. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Auswertungen ab BiznesStandortvergleich ab Premium
Schritt 3. Alle Standorte nebeneinander während des Monats, ohne Zahlen bei Führungskräften einzusammeln.
Plan, geleistete Stunden, Überstunden und Kosten pro Stunde, Standort für Standort. Geschäftsführung, operative Leitung und Regionalleitung haben dieselbe Ansicht, jeweils in ihrem Bereich.
Standorte nebeneinander: geplante und tatsächliche Stunden. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Monatsauswertungen für drei Standorte: die Stunden jeder Person und die Summe. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
- Standortvergleichab PremiumSektoren, Regionen und Standorte nebeneinander. Plan und Ist, Planerfüllung, Überstunden, Kosten pro Stunde, Vergleich von Zeiträumen.
- Auswertungenab BiznesStunden, Überstunden, Abwesenheiten und der Auszahlungsbetrag, vor dem Monatsabschluss.
- Übersicht der Führungskraftab StartSammelt, was Aufmerksamkeit braucht: Anträge, unbesetzte Schichten, Einträge zur Freigabe.
Stunden, Bedarf und Abwesenheiten dieses Monats fließen in den nächsten Plan. Im Lohnabrechnungssystem endet der Monat mit der Lohnabrechnung. Hier beginnt mit ihr der nächste Dienstplan.
Das Modul für erweiterte Berichte bringt einen Diagramm- und Export-Editor mit (Enterprise).
rund ein Viertel weniger Überstunden, innerhalb von drei Monaten. Handelskette.
- Standortvergleich und BerichtePlan neben Ist und Kosten pro Stunde, Standort für Standort.
ab Start
Schritt 4. Die Stunden gehen ohne Abtippen in die Lohnabrechnung, die Arbeitszeitregeln sind vorher geprüft.
Für Ihre Lohnabrechnung
Stunden, Abwesenheiten und Überstunden gehen mit Importanleitung an neun Lohn- und Personalsysteme (darunter DATEV LODAS und SAP) sowie an ADP, dort in beide Richtungen. Dazu e-ZLA der ZUS.
Namen der Systeme
Comarch Optima, R2Płatnik, enova365, Symfonia, Gratyfikant GT, Gratyfikant nexo, Wapro Gang, SAP, DATEV LODAS.
- Daten zum Bedarf kommen automatisch aus einem Kassensystem (POS) oder Hotelsystem. Die Integration richten wir im Rahmen der Einführung für Ihre Systeme ein.
- API für Unternehmen, die ihre Integrationen selbst bauen (Enterprise).
Geprüft, bevor der Dienstplan das Team erreicht
- Arbeitszeitregeln mit eigenen Grenzwerten: Ruhezeiten, Stundengrenzen, der Arbeitstag (24 Stunden ab Schichtbeginn), der vierte Arbeitssonntag in Folge, besonders geschützte Mitarbeitende. Sie wählen, ob ein Verstoß eine Warnung oder eine Sperre beim Speichern auslöst.
- Arbeitszeitsysteme: Grundsystem, System mit Ausgleich (längere Schichten, die durch kürzere Tage ausgeglichen werden), Wochenendsystem und durchgehender Betrieb. Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft sind eigene Schichtarten.
- Überstunden sehen Sie, bevor sie entstehen. Proplanum prüft die Grenze pro Tag und pro Woche im Dienstplan und führt die Stundenbilanz des Zeitraums laufend.
- Eine Person an mehreren Standorten mit einem Vertrag. Die Regeln zählen ihre Schichten zusammen.
- Integrationen, Sicherheit und APIDie vollständige Liste der Systeme, Kassensysteme (POS), Microsoft Azure in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Arbeitszeitregeln und ArbeitszeitJede Regel mit Namen, Arbeitszeitsysteme, Überstunden und die Stundenbilanz des Zeitraums.
Führungskräfte und Team bekommen App und Kiosk, die Geschäftsführung Plan neben Ist.
Mitarbeitende sehen den Dienstplan auf dem Smartphone, tragen ihre Verfügbarkeit ein, tauschen eine Schicht und stellen einen Antrag. Die Führungskraft gibt mit einem Tippen frei, auch auf dem Smartphone. Team-Chat und Aufgaben für die Schicht sind in derselben App (Aufgaben ab Biznes, Chat ab Premium).
- App für Ihr TeamDienstplan, Tausch, Anträge und Buchungen auf dem Smartphone, iOS und Android.
- Team-Chat und AufgabenNachrichten an das Team mit Lesebestätigung, Aufgaben mit Frist und Erledigungsstatus.
- Was Ihr Team sieht
Lieber selbst prüfen? 21 Tage testen, ohne Karte
Dienstplan und Stunden für die Lohnabrechnung ab Starttatsächliche Stunden neben dem Plan ab BiznesStandortvergleich und Automatik ab PremiumPreise
Sie wechseln von einem anderen System? Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung, die im Paketpreis enthalten ist. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Den Termin wählen Sie selbst.
Mehr als zehn Standorte? 30-Minuten-Termin buchen.
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Wir rufen Sie unter der angegebenen Nummer zurück. Mo. bis Fr., 8:00 bis 16:00 Uhr, antworten wir am selben Tag. Nach 16:00 Uhr und am Wochenende antworten wir bis 12:00 Uhr am nächsten Werktag.
Wir ersetzen Ihr Lohnabrechnungssystem nicht. Wir übergeben ihm die fertigen Stunden.