Filialkette: von mehr als zehn bis zu mehreren hundert Geschäften, Restaurants, Häusern oder anderen Standorten.
Die Stunden hinter Ihren Personalkosten, Standort für Standort sichtbar, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen.
Proplanum ist Software für Dienstplanung und Zeiterfassung (Workforce Management). Personalkosten sehen Sie als Prozent vom Umsatz, Standort für Standort und Monat für Monat. Ob die Besetzung Stunde für Stunde zur Kundenfrequenz passt, zeigt erst die Konversionsrate, im Nachhinein. Proplanum stellt die Besetzung neben die Kundenfrequenz derselben Stunde, an allen Standorten gleichzeitig. Daraus erstellt es den Dienstplan, bevor der Monat beginnt, und übergibt das Ergebnis an das System, das Sie haben.
Im Gespräch vergleichen wir Besetzung und Kundenfrequenz mit Ihren Zahlen.
Schema einer Kette mit Pilotregion. Die Zeichnung lässt sich seitlich verschieben.
zwei von drei
In Geschäften, die vor der Einführung ausgewertet wurden, fielen nur zwei von drei bezahlten Stunden in Zeiten mit Kundenfrequenz.
Handelsketten mit Kassendaten; Anteil der Stunden mit einer Besetzung, die dem Bedarf entspricht, gemessen vor der Einführung.
- 1
„Personalkosten stehen im Budget als Prozent vom Umsatz. Die Stunden in diesem Prozentsatz sieht man nicht.“
- 2
„Einen Besetzungsstandard haben wir, und die Regionen achten darauf. Ob um 18 Uhr jemand an der Kasse steht, sehe ich an der Konversionsrate einen Monat später.“
- 3
„Die Regionalleiter berichten, was sie berichten wollen. Ich will dasselbe sehen wie sie, ohne auf den Bericht zu warten.“
So klingt meistens das Problem, mit dem Ketten zu uns kommen.
Diese Seite ist für Ketten mit Zentrale, Regionen und einem Abrechnungssystem. Für wenige Geschäfte ohne Regionen gibt es einen eigenen Weg. Mehrere Standorte
Plan neben Ist, Überstunden und Kosten pro Stunde, Standort für Standort, im laufenden Monat. Standortvergleich ab Premiumtatsächliche Stunden ab Biznes
Plan und tatsächliche Stunden liegen heute an zwei Orten. Abweichungen und Überstunden zeigt die Lohnabrechnung einen Monat später. Hier stehen sie in der Woche, in der sie entstehen, nebeneinander, ohne bei den Standortleitungen nachzufragen.
- Drei Ebenen: Sektoren, Regionen, Standorte. Die Regionalleitung sieht dasselbe für ihre Region und hat Material, das sie nach oben weitergeben kann.
- Geplante Stunden neben gearbeiteten Stunden und die Planerfüllung.
- Abwesenheiten sowie Überstunden mit 50 % und 100 % Zuschlag.
- Plankosten, Istkosten und Kosten pro Stunde.
- Nacht, Sonntag und Feiertag getrennt.
- Vergleich von Zeiträumen und Export in eine Datei.
Die Standortleitung korrigiert die Besetzung im laufenden Monat, nicht nach der Abrechnung. Ein Standort, der abweicht, ist innerhalb der Woche sichtbar. Das Gespräch mit der Region dreht sich um Zahlen, nicht um Berichtsversionen.
Zwei Standorte mit ähnlichem Umsatz, unterschiedliche Kosten pro Stunde. Im Monatsbericht sehen sie gleich aus. Hier sehen Sie, welcher es ist und an welchen Tagen.
Viele Standorte an einem Ort: Sektoren, Regionen, Standorte. Eine Person hat einen Hauptstandort und weitere Standorte und kann so eine Schicht an einem anderen Standort bekommen, und die Arbeitszeitregeln zählen ihre Schichten zusammen, wenn sie mit nur einem Vertrag arbeitet.
Für diese Zahlen braucht es keine Kassendaten. Daten zur Kundenfrequenz sind erst für die bedarfsgerechte Besetzung nötig, zwei Kapitel weiter.
Sie haben ein Lohnabrechnungssystem, vielleicht auch eine Zeiterfassung. Beide bleiben. Proplanum arbeitet früher.
Die meisten Ketten haben ein Abrechnungssystem, manche auch eine Zeiterfassung. Beide rechnen im Nachhinein, nach dem Monat, Standort für Standort. Wir ersetzen keines von beiden. Wir ergänzen einen Schritt, den es heute nicht gibt: vorher und im laufenden Monat.
Proplanum plant die Besetzung und erfasst die Arbeitszeit. Es arbeitet neben dem Lohnabrechnungssystem, das Sie haben.
- Vorher
Der Dienstplan folgt in der ganzen Kette denselben Besetzungsregeln.
Mit Daten zur Kundenfrequenz auch nach Kundenfrequenz.
- Im laufenden Monat
Tatsächliche Stunden neben dem Plan an jedem Standort.
Überstunden sehen Sie, bevor sie entstehen.
- Im Nachhinein
Das Ergebnis geht an Ihr System.
Lohnabrechnung ohne Abtippen.
Im Lohnabrechnungssystem endet der Monat mit der Lohnabrechnung. Hier beginnt mit ihr der nächste Dienstplan. Die Prognose für die nächste Woche wird aus der Kundenfrequenz berechnet, die gerade vorbei ist (ab Premium). Plan neben Ist zeigt, wo der Dienstplan von der Wirklichkeit abgewichen ist, bevor Sie den nächsten erstellen (ab Biznes). Abwesenheiten, Verfügbarkeit und das Überstundenkonto sehen Sie beim Erstellen des nächsten Dienstplans (ab Start), und die automatische Dienstplanung berücksichtigt Abwesenheiten und Verfügbarkeit selbst (ab Premium).
- Das Lohnabrechnungssystem bleibt. Stunden, Abwesenheiten und Überstunden gehen an neun Lohn- und Personalsysteme (darunter DATEV LODAS und SAP) mit Importanleitung: Comarch Optima, R2Płatnik, enova365, Symfonia, Gratyfikant GT, Gratyfikant nexo, Wapro Gang, SAP, DATEV LODAS. Dazu ADP in beide Richtungen und elektronische Krankmeldungen (e-ZLA) der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS. Ein System, das die Unternehmensgruppe vorgibt, oder ein Vertrag mit einem anderen Anbieter? Das Pilotprojekt in einer Region läuft daneben, ohne dass Sie etwas kündigen.
- Zeiterfassung, wenn Sie eine haben. Im Pilotprojekt legen wir fest, ob die Buchungen dort bleiben oder ob das Team die Zeit in Proplanum erfasst: in der App, am Kiosk auf dem Tablet (Terminal zur Zeiterfassung) oder im Browser. Ob sich der Verlauf der Buchungen aus dem Lesegerät eines anderen Anbieters übernehmen lässt, prüfen wir vor dem Start.
- Daten zur Kundenfrequenz. Umsatz und Kundenfrequenz kommen automatisch aus Ihrem Kassen-, POS- oder Hotelsystem. Kassendaten kommen per Datei oder über eine Integration, die wir im Rahmen der Einführung für Ihre Systeme einrichten.
Einstellungen und Integrationen für Ihre Abläufe richten wir im Rahmen der Einführung ein. Enterprise ergänzt Integrationen mit Ihren weiteren Systemen und API.
Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung und im Preis enthalten. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung.
Einen Besetzungsstandard hat jede Kette. Die Software macht daraus einen Dienstplan nach Kundenfrequenz, Stunde für Stunde. Dienstplan ab Startautomatisch, bedarfsgerecht ab Premium
Einen Besetzungsstandard gibt es in jeder Kette. Die Frage ist, auf welcher Zeitskala er auf die Kundenfrequenz trifft: im Monatsbericht oder im Dienstplan für nächste Woche.
- 1
Besetzungsregeln einmal festgelegt. Abweichungen stellen Sie je Standort und Position ein. Regeln aus einem Standort kopieren Sie auf die nächsten, auch auf einen neu eröffneten.
- 2
Die Kundenfrequenz kommt von selbst. Umsatz und Kundenfrequenz kommen automatisch aus dem Kassen-, POS- oder Hotelsystem. Die Bedarfsprognose entsteht aus dem Verlauf der Kundenfrequenz, mit Trend und Vorjahresvergleich, und misst ihren eigenen Fehler.
- 3
Die Software bereitet einen fertigen Dienstplan für diese Kundenfrequenz vor, im Rahmen von Stellenumfang und Arbeitszeitregeln. Die Führungskraft korrigiert und gibt frei. Ohne sie geht nichts ans Team.
Die Software ersetzt die Führungskraft nicht, sondern nimmt ihr das Planen ab. Die Regeln, die sie im Kopf hat, bleiben im Unternehmen festgehalten.
Ruhezeiten, Stundengrenzen und der Arbeitstag (24 Stunden ab Schichtbeginn) werden schon bei der Planung geprüft, bevor der Dienstplan ans Team geht. In jedem Paket.
Automatische Dienstplanung an jedem Standort. ab Premium
Den Modus wählen Sie bei jeder Planung. Die Software plant aus Vorlagen, aus unbesetzten Schichten oder aus dem Personalbedarf. In Lagern und Verteilzentren auch mit wechselnden Schichtgruppen. Die Führungskraft legt fest, was wichtiger ist, zum Beispiel die Verfügbarkeit der Leute, die Kosten oder gleichmäßig verteilte Stunden. Nichts geht ans Team, bevor die Führungskraft freigibt.
Automatische Dienstplanung Schritt für SchrittDie Stunden laufen automatisch zusammen. ab Biznes
Wenn das Team die Zeit in Proplanum erfasst, steht eine Buchung sofort neben dem Plan. Einträge, die zum Plan passen, können sich selbst freigeben, wenn Sie das für den Standort einschalten. Die Führungskraft prüft nur die Abweichungen. Überstunden ergeben sich aus Regelarbeitszeit und Dienstplan, und der Nachtzuschlag wird für jede Stunde in der Nachtzeit berechnet, die im Unternehmen eingestellt ist. Ohne Internetverbindung nimmt der Kiosk Buchungen per PIN und QR-Code an und sendet sie später.
Zeiterfassung und KioskDienstplan: wie ein fertiger Dienstplan entstehtBedarfsprognose und bedarfsgerechte Dienstplanung
Pilotprojekt in einer Region: die Standorte einer Region, ein Quartal, eine Entscheidung auf Basis ihrer Zahlen.
Das Ergebnis eines Geschäfts in einer Kette mit mehreren Dutzend Standorten beweist niemandem etwas. Eine Region hat, was die ganze Kette hat: verschiedene Formate, unterschiedliche Kundenfrequenz, offene Stellen und Abwesenheiten. Deshalb ist das Pilotprojekt ein Projekt mit Umfang, Termin und Kriterien, kein Versuch.
Besetzung gegenüber KundenfrequenzÜberstundenKosten pro StundePlan neben Ist
Die Hauptkennzahl wählt die Rolle, die das Projekt führt: operative Leitung, Personalabteilung oder Finanzen. Die übrigen sind Begleitkennzahlen.
Bei Ihnen
Eine Person, die das Projekt in der Zentrale führt, die Standortleitungen der Region in der Schulung, eine Liste der Mitarbeitenden mit Verträgen und Stellenumfang. Dazu Zugang zu den Kassendaten, die Personalabteilung beim Probeexport in die Lohnabrechnung und die IT nur bei der Integration.
Bei uns
Einrichtung, Integrationen, Schulungen, ein Einführungsbetreuer, der vom ersten Tag bis zur Entscheidung begleitet, und eine Durchsicht nach jedem Monat.
Einführung und ihr Preis
Für Ketten sind Einführung und Schulungsreihe kostenpflichtig und werden als eigenes Projekt kalkuliert. Dazu gehören Tage des Einführungsbetreuers bei Ihnen, Schulungen vor Ort, eine Integration, die wir für Ihre Systeme einrichten, und der Datenimport aus mehreren Systemen. Der Preis ist offen, nicht in der Lizenz versteckt. Den Betrag erhalten Sie im Angebot vor dem Start des Pilotprojekts, mit Lizenz, Einführung und Schulungen getrennt aufgeführt. Gespräch und Angebot kosten nichts. Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung und im Preis enthalten. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung.
Einführungen von wenigen bis zu mehreren hundert Standorten. Kundenportfolio von Proplanum.
Im Gespräch vergleichen wir Besetzung und Kundenfrequenz mit Ihren Zahlen aus einer Region.
Wir haben einen Vertrag mit einem anderen Anbieter. Können wir überhaupt anfangen?
Ja. Das Pilotprojekt in einer Region läuft neben dem System, das Sie haben, ohne es abzuschalten und ohne den Vertrag zu kündigen. Die Stunden gehen ohne Abtippen dorthin zurück. Die Entscheidung fällt nach dem Quartal, auf Basis der Zahlen dieser Region.
Wer muss bei uns mitwirken?
Eine Person, die das Projekt in der Zentrale führt, und die Standortleitungen der Region in der Schulung, einige Stunden. Die Personalabteilung beim Probeexport in die Lohnabrechnung. Die IT nur bei der Integration mit den Kassen oder dem Lohnabrechnungssystem. Einrichtung, Datenimport, Integrationen und Schulungen übernehmen wir.
Was passiert nach dem Pilotprojekt?
Eine Entscheidung auf Basis Ihrer Zahlen: weitere Regionen mit denselben Besetzungsregeln, Verlängerung um ein Quartal in derselben Region oder Abschluss. Ohne Verpflichtung für die ganze Kette. Die Regeln aus der Pilotregion kopieren wir auf die nächsten.
Wir nutzen ein anderes System. Was kostet die Datenübernahme und hält sie die Arbeit auf?
Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung und im Preis enthalten. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Wir haben Werkzeuge, damit sie schnell geht und die Arbeit nicht stört. Wir übernehmen Mitarbeitende, Verträge und Stellenumfang sowie die Standortstruktur; den Resturlaub zum Starttag, wenn er in Ihrem System steht. Den Umfang bestätigen wir im Gespräch, bevor der Import beginnt. Den Termin wählen Sie selbst.
Woher kommen die Daten zur Kundenfrequenz, und was, wenn wir sie nicht an allen Standorten haben?
Umsatz und Kundenfrequenz kommen aus dem Kassen-, POS- oder Hotelsystem: per Datei oder über eine Integration, die wir im Rahmen der Einführung für Ihre Systeme einrichten. Wo es keine Daten gibt, funktionieren Plan neben Ist, Überstunden und Kosten pro Stunde ohne sie.
Was kostet die Einführung für eine Kette, und wann kennen wir den Betrag?
Für Ketten sind Einführung und Schulungsreihe kostenpflichtig und werden als eigenes Projekt kalkuliert. Den Betrag erhalten Sie im Angebot vor dem Start des Pilotprojekts: Lizenz, Einführung und Schulungen getrennt aufgeführt. In das Angebot fließen die Zahl der Standorte und Regionen, die Zahl der Mitarbeitenden, der Umfang der Integrationen, die Art der Schulungen und der Umfang des Datenimports ein. Gespräch und Angebot kosten nichts.
Pilotprojekt in einer Region: DetailsSo läuft die Einführung
Ergebnisse nach Standorten, nicht nach Kundenzahl.
- rund ein Viertel weniger Überstunden innerhalb eines Quartals.Handelskette. Ohne Kassendaten.
- um rund 9 %niedrigere Personalkosten bei gleichem Service, innerhalb eines Quartals.Handelskette.
- über 8.000Mitarbeitende beim größten Kunden.Stand: September 2026.
Zum Weitergeben: Jede Rolle bekommt ihren eigenen Einstieg.
Sieht Besetzung gegenüber Kundenfrequenz und die Standorte der Region nebeneinander, ohne jeden Standort abzufahren.
- Besetzung neben der Kundenfrequenz derselben Stunde
- Vergleich der Standorte der Region im laufenden Monat
- Pilotprojekt in einer Region für ein Quartal
Bekommt die Personalkosten der Kette im Voraus und die Zahlen zum Weitergeben.
- Personalkosten Geschäft für Geschäft, vorher und nachher
- Entscheidung über weitere Regionen auf Basis eigener Zahlen
- Personalkosten mit Ihren Zahlen, im ersten Gespräch
Ohne sie gibt es keinen Kauf, deshalb haben sie eigene Seiten.
Für Führungskräfte und Team: Was Ihr Team sieht
Was das in Geld für eine Kette Ihrer Größe bedeutet: Ihre Zahlen im Gespräch, keine Preisliste.
Im Gespräch gehen wir Ihre Zahlen mit Ihnen durch. Wir zeigen, was sich bei Stunden, Überstunden und Personalkosten Geschäft für Geschäft ändert, in einer Größe, die zu Ihrer Kette passt.
- Geschäft für Geschäft: eine Tabelle im Aufbau eines Exports aus dem Panel. Personen, geplante Stunden, Abwesenheiten, Überstunden, tatsächliche Stunden, Personalkosten und Kostenänderung. Der Monat vor dem Start neben dem dritten Monat danach.
- Ein Geschäft, ein Tag: Kassenbons Stunde für Stunde und die Zahl der Personen in der Schicht, vorher und nachher. Nur dort, wo es Kassendaten gibt.
- Eine Kette mit Zentrale sieht zusätzlich den Umsatz pro Arbeitsstunde für jedes Geschäft.
Das ist kein Preisangebot und keine Produktpräsentation. Den Preis nennen wir neben der Zahl aus Ihren Daten, nicht statt ihrer.
Eine Person aus unserem Team antwortet und führt das Gespräch, kein Automat. Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr, antworten wir am selben Tag. Nach 16:00 Uhr und am Wochenende antworten wir bis 12:00 Uhr am nächsten Werktag. Auf dieser Seite gibt es keine Datei zum Herunterladen.
30-Minuten-Termin buchenEin 30-Minuten-Gespräch, am Ende ein erster Schritt mit Ihren Zahlen.
- Größe und Struktur der Regionen.Sie erzählen, wie die Kette arbeitet: Sektoren, Regionen, Formate der Standorte.
- Besetzung gegenüber Kundenfrequenz mit Ihren Zahlen.Am Beispiel einer Region oder einer Kette wie Ihrer.
- Was das Pilotprojekt bei Ihnen bedeutet.Umfang, Zeit, wer gebraucht wird und was die Einführung kostet.
Für Ketten sind Einführung und Schulungsreihe kostenpflichtig, mit dem Betrag im Angebot vor dem Start. Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung und im Preis enthalten. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung.
Vergleich und bedarfsgerechte Besetzung ab Premium Ihre Integrationen, API und SLA in Enterprise AVV mit jedem KundenPreise
Kette mit über zehn Standorten? Termin buchen.
Danke, Ihre Angaben sind bei uns angekommen.
Wir rufen Sie unter der angegebenen Nummer zurück. Mo. bis Fr., 8:00 bis 16:00 Uhr, antworten wir am selben Tag. Nach 16:00 Uhr und am Wochenende antworten wir bis 12:00 Uhr am nächsten Werktag.
- Erstgespräch und Umfang. Legt den Umfang fest und geht Ihre Zahlen mit Ihnen durch.
- Einführungsbetreuer. Begleitet das Pilotprojekt der Region vom ersten Tag bis zur Entscheidung, dieselbe Person von Anfang an.
- Integrationen und API. Bindet das Lohnabrechnungssystem, die Kassen oder das Hotelsystem an und prüft den Export.
- Support Montag bis Freitag. Nach der Einführung antwortet unser Team, dazu das Hilfe-Center auf Deutsch und der Chat in der App.
- Microsoft Azure in der EU. Hosting und regelmäßige Datensicherungen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit jedem Kunden. SLA im Paket Enterprise.
- Integrationen mit Ihren weiteren Systemen und API. In Enterprise.
- Persönlicher Kundenbetreuer. In Enterprise.