Umów 30 minutTestuj 21 dni

Dokumenty Proplanum

Polityka prywatności

Ochrona danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji Proplanum i strony internetowej, z polityką plików cookies.

Wersja z 28 września 2026 r. PDF po polskuPDF in English

Polityka opisuje, w jaki sposób Proplanum przetwarza dane osobowe w związku ze Stroną Internetową, Serwisem Proplanum, Aplikacją Proplanum i Aplikacją Mobilną oraz w kontaktach handlowych. Stanowi wykonanie obowiązków informacyjnych z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).

§ 1. Definicje

Na potrzeby Polityki poniższe terminy oznaczają:

  1. Aplikacja Proplanum: oprogramowanie udostępniane przez Usługodawcę, służące do planowania i rozliczania pracy w przedsiębiorstwie, obejmujące w szczególności: zarządzanie grafikami pracy, rejestrację i dokumentację czasu pracy (w tym przy użyciu urządzeń mobilnych i kiosku), obsługę elektronicznych wniosków urlopowych, zarządzanie zadaniami, wewnętrzną komunikację dla pracowników oraz prognozowanie i planowanie zapotrzebowania pracowniczego;
  2. Aplikacja Mobilna: wersja Aplikacji Proplanum na smartfony i tablety, w tym w trybie kiosku do rejestracji czasu pracy;
  3. Serwis Proplanum: platforma dostępna pod adresem https://app.proplanum.com, umożliwiająca dostęp do Aplikacji Proplanum;
  4. Strona Internetowa: witryna Usługodawcy dostępna pod adresem https://www.proplanum.com;
  5. Regulamin: regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w związku z korzystaniem z Aplikacji Proplanum;
  6. Umowa: umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta między Usługodawcą a Usługobiorcą na podstawie Regulaminu albo odrębnej umowy;
  7. Umowa Powierzenia: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta między Usługodawcą a Usługobiorcą;
  8. Usługodawca, Proplanum: Proplanum spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Siedlcach, ul. Sokołowska 34, 08-110 Siedlce, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001078697, NIP 8212688991, REGON 527344533;
  9. Usługobiorca: przedsiębiorca korzystający z Aplikacji Proplanum na podstawie Umowy, w szczególności jako pracodawca osób, których dane wprowadza do Aplikacji Proplanum;
  10. Użytkownik: osoba, której Usługobiorca nadał dostęp do Aplikacji Proplanum, w szczególności pracownik, kierownik lub administrator konta.

§ 2. Administrator i Inspektor Ochrony Danych

  1. Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w § 3 ust. 1 jest Usługodawca. Kontakt: info@proplanum.com, ul. Sokołowska 34, 08-110 Siedlce.
  2. Usługodawca wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i korzystania z praw z nimi związanych: kamila.krasuska@proplanum.com albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

§ 3. Dwie role Usługodawcy

  1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych:
    1. osób odwiedzających Stronę Internetową i Serwis Proplanum;
    2. osób kontaktujących się z Usługodawcą przez formularz, czat, pocztę elektroniczną lub telefon oraz uczestniczących w spotkaniach online;
    3. osób składających zgłoszenie rejestracyjne, reprezentujących Usługobiorcę i wskazanych przez niego jako osoby kontaktowe, w zakresie zawarcia i wykonania Umowy oraz rozliczeń;
    4. osób kontaktowych w firmach, do których Usługodawca kieruje propozycję współpracy (§ 5 ust. 3);
    5. Użytkowników w zakresie danych technicznych o korzystaniu z Aplikacji Proplanum i Aplikacji Mobilnej, przetwarzanych dla bezpieczeństwa, usuwania błędów i rozwoju usług.
  2. Dane pracowników i współpracowników Usługobiorcy wprowadzane do Aplikacji Proplanum (w szczególności grafiki, czas pracy, nieobecności, urlopy, zadania i komunikacja) Usługodawca przetwarza w imieniu Usługobiorcy, który jest ich administratorem, na podstawie Umowy Powierzenia (art. 28 RODO). O celach i podstawach tego przetwarzania decyduje Usługobiorca jako pracodawca. W sprawach dotyczących tych danych Użytkownik kontaktuje się ze swoim pracodawcą; zgłoszenie skierowane do Usługodawcy zostanie niezwłocznie przekazane Usługobiorcy.

§ 4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Usługodawca jako administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

  1. Rejestracja i wykonanie Umowy: rozpatrzenie zgłoszenia rejestracyjnego, zawarcie i wykonanie Umowy, prowadzenie konta Usługobiorcy, wsparcie techniczne i komunikacja w sprawie Umowy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odniesieniu do osób reprezentujących Usługobiorcę i osób kontaktowych art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na kontakcie w sprawie Umowy). Okres: czas trwania Umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń; dane ze zgłoszenia, które nie zostało zaakceptowane, 12 miesięcy od jego złożenia.
  2. Rozliczenia: wystawianie faktur i wykonywanie obowiązków podatkowych i rachunkowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Okres: wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  3. Bezpieczeństwo i ciągłość działania: ochrona Aplikacji Proplanum, Serwisu Proplanum i Strony Internetowej, wykrywanie nadużyć, usuwanie błędów, prowadzenie dzienników zdarzeń i kopii zapasowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: dzienniki zdarzeń i kopie zapasowe przez okres wynikający z ustawionego cyklu ich przechowywania i rotacji, nie dłuższy niż niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i odtworzenia danych.
  4. Odpowiedzi na zapytania: obsługa formularzy, czatu, korespondencji, rozmów telefonicznych i spotkań online. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: do zakończenia sprawy, a gdy nie dojdzie do współpracy, 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
  5. Kontakt handlowy z firmami: skierowanie do osób kontaktowych w firmach propozycji współpracy związanej z działalnością tych firm i prowadzenie dalszej korespondencji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług). Okres: do wniesienia sprzeciwu, a bez sprzeciwu nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu. Po wniesieniu sprzeciwu Usługodawca przechowuje wyłącznie adres e-mail na liście wykluczeń, aby nie kierować kolejnych wiadomości.
  6. Analityka i reklama: pomiar ruchu na Stronie Internetowej i w Serwisie Proplanum oraz skuteczności reklam. Jeśli wyrażono zgodę na pliki cookies reklamowe, po wysłaniu formularza kontaktowego na Stronie Internetowej przeglądarka oblicza jednokierunkowy skrót (SHA-256) adresu e-mail i numeru telefonu podanych w formularzu, a Usługodawca przekazuje ten skrót do Google Ireland Limited (Google Ads), żeby ustalić, czy zgłoszenie nastąpiło po kliknięciu reklamy (konwersje rozszerzone); na tej samej podstawie i wyłącznie dla zgłoszeń, przy których wyrażono tę zgodę, Usługodawca może przekazać do Google Ads skrót (SHA-256) adresu e-mail z rejestru zgłoszeń razem z informacją o dalszym przebiegu zgłoszenia (odbyta rozmowa, pilotaż albo zawarcie umowy). Adres e-mail i numer telefonu w postaci jawnej nie są przekazywane. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona w pasku zgody; zgodę można w każdej chwili cofnąć przez link „Ustawienia plików cookie” (§ 12 ust. 6). Okres: do cofnięcia zgody albo wygaśnięcia plików cookies (§ 12).
  7. Pomiar rejestracji i skuteczności reklam: ustalenie, jak przebiegają rejestracje w Serwisie Proplanum i które reklamy do nich prowadzą. Przy akceptacji albo odrzuceniu zgłoszenia rejestracyjnego i przy pierwszym zalogowaniu do konta firmy (aktywacji konta) Usługodawca przekazuje do Google Ireland Limited (Google Analytics) zdarzenie każdej rejestracji z identyfikatorem zgłoszenia, identyfikatorem przeglądarki z Google Analytics i wynikiem zgłoszenia (akceptacja albo odrzucenie z powodem odrzucenia), a po akceptacji także z identyfikatorem organizacji. Gdy zgłoszenie nastąpiło po przejściu z reklamy, przy akceptacji zgłoszenia i przy aktywacji konta firmy Usługodawca przekazuje ponadto do Google Ireland Limited (Google Ads) i do Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft Advertising) identyfikator kliknięcia reklamy (gclid, gbraid, wbraid albo msclkid), czas i wartość konwersji (ustalaną według wielkości firmy i korygowaną po 14 dniach według liczby aktywnych kont pracowników), identyfikator zgłoszenia oraz liczbę pracowników podaną w zgłoszeniu. Identyfikator kliknięcia pochodzi z adresu, z którego nastąpiło przejście do Serwisu Proplanum, a w jego braku z plików cookies reklamowych zapisanych na Stronie Internetowej po wyrażeniu zgody (§ 12 ust. 5). W ramach pomiaru opisanego w tym ustępie do Google i Microsoft nie trafia imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu ani nazwa firmy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na pomiarze skuteczności własnych reklam i procesu rejestracji); zapis i odczyt plików cookies w urządzeniu użytkownika wyłącznie za zgodą, o której mowa w art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej. Okres: dane konwersji są przekazywane do Google Ads i Microsoft Advertising w ciągu 90 dni od kliknięcia reklamy, a w Serwisie Proplanum przechowywane tak długo, jak dane zgłoszenia (ust. 1). Przysługuje prawo sprzeciwu (§ 11 ust. 1 lit. f).
  8. Statystyki i raporty błędów Aplikacji Mobilnej: poprawa stabilności i rozwój Aplikacji Mobilnej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: zgodnie z ustawieniami narzędzia Firebase, nie dłużej niż 14 miesięcy.
  9. Dochodzenie i obrona roszczeń: Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
  10. Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych niezbędnych do rejestracji i wykonania Umowy nie jest możliwe założenie konta ani korzystanie z Aplikacji Proplanum, a bez danych kontaktowych nie jest możliwa odpowiedź na zapytanie.

§ 5. Źródła danych

  1. Usługodawca pozyskuje dane bezpośrednio od osób, których dotyczą, przy rejestracji, w formularzach, w korespondencji i podczas korzystania z Aplikacji Proplanum, Serwisu Proplanum i Strony Internetowej.
  2. Dane Użytkowników oraz osób reprezentujących Usługobiorcę i osób kontaktowych Usługodawca otrzymuje od Usługobiorcy.
  3. Dane osób kontaktowych w firmach, do których Usługodawca kieruje propozycję współpracy, pochodzą ze źródeł publicznie dostępnych: Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, stron internetowych firm, publicznych profili zawodowych i ogłoszeń, a także z narzędzi do wyszukiwania i weryfikacji służbowych danych kontaktowych. Są to wyłącznie dane służbowe: imię, nazwisko, stanowisko lub pełniona funkcja, nazwa firmy, służbowy adres e-mail i służbowy numer telefonu.
  4. Osoba, która otrzymała od Usługodawcy wiadomość z propozycją współpracy i nie chce otrzymywać kolejnych, może w każdej chwili wnieść sprzeciw, odpowiadając na wiadomość albo pisząc na adres info@proplanum.com. Usługodawca nie kieruje do niej kolejnych wiadomości, a jej dane usuwa, z wyjątkiem adresu e-mail przechowywanego na liście wykluczeń.

§ 6. Odbiorcy danych

  1. Usługodawca przekazuje dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług. Dostawcy usług przetwarzają je na zlecenie Usługodawcy na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, a operator płatności, dostawcy systemów reklamowych w zakresie pomiaru skuteczności reklam, doradcy i organy publiczne jako odrębni administratorzy. Odbiorcami danych są:
    1. Microsoft Ireland Operations Limited (Irlandia), Microsoft Azure: hosting Aplikacji Proplanum, Serwisu Proplanum, baz danych, plików, kopii zapasowych i dzienników zdarzeń w centrach danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
    2. Microsoft Ireland Operations Limited (Irlandia), Microsoft 365 i Microsoft Teams: poczta elektroniczna, dokumenty i spotkania online;
    3. IT-SOLVE Damian Sitek, Wiktor Sobczyk s.c., ul. Rumiankowa 5, 42-280 Częstochowa: rozwój, utrzymanie i wsparcie techniczne Aplikacji Proplanum; dostęp do systemu wyłącznie na czas wykonywania prac, przez imienne konta z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym i w zakresie niezbędnym do tych prac;
    4. Twilio (SendGrid), z przetwarzaniem na terenie Unii Europejskiej, oraz LINK Mobility Poland sp. z o.o. (SMSAPI): wysyłka wiadomości e-mail i SMS z Aplikacji Proplanum; otrzymują wyłącznie adres e-mail albo numer telefonu adresata oraz treść wysyłanej wiadomości (na przykład kod weryfikacyjny, powiadomienie o grafiku lub wniosku) i nie mają dostępu do bazy danych Aplikacji Proplanum ani do innych danych Usługobiorcy;
    5. Google Ireland Limited (Irlandia), Firebase: powiadomienia push, raporty błędów i statystyki Aplikacji Mobilnej; treść zapytań i dane wprowadzane w Aplikacji Mobilnej są z raportów i statystyk w całości usuwane;
    6. Crisp IM SAS (Francja): czat na Stronie Internetowej, w Serwisie Proplanum i w Aplikacji Mobilnej;
    7. Stripe Payments Europe Limited (Irlandia): obsługa płatności kartą;
    8. wFirma sp. z o.o.: wystawianie faktur;
    9. Webflow, Inc. (Stany Zjednoczone): hosting Strony Internetowej i jej formularzy;
    10. Google Ireland Limited (Irlandia): Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Mapy Google, reCAPTCHA oraz Arkusze Google (rejestr zgłoszeń z formularzy); narzędzia analityczne i reklamowe na Stronie Internetowej wyłącznie po wyrażeniu zgody, w tym skrót adresu e-mail i numeru telefonu z formularza kontaktowego na zasadach z § 4 ust. 6, a dane o rejestracjach w Serwisie Proplanum na zasadach z § 4 ust. 7;
    11. Microsoft Ireland Operations Limited (Irlandia), Microsoft Advertising: pomiar i reklama w wyszukiwarce Bing; na Stronie Internetowej wyłącznie po wyrażeniu zgody, a dane konwersji z rejestracji w Serwisie Proplanum na zasadach z § 4 ust. 7;
    12. dostawcy narzędzi do wyszukiwania, weryfikacji i obsługi służbowych danych kontaktowych (Apollo.io, Hunter.io, Snov.io, Bouncer): w zakresie kontaktu handlowego z firmami;
    13. biuro rachunkowe, kancelaria prawna i doradcy: w zakresie niezbędnym do świadczenia ich usług;
    14. organy publiczne: gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
  2. Wykaz dalszych podmiotów przetwarzających dane powierzone przez Usługobiorców stanowi załącznik do Umowy Powierzenia. O zamiarze jego zmiany Usługodawca informuje Usługobiorców co najmniej 14 dni wcześniej.
  3. Jeżeli Usługobiorca włączy integrację Aplikacji Proplanum z systemem zewnętrznym (w szczególności z systemem kadrowo-płacowym, platformą ZUS, kalendarzem, logowaniem przez konto Google lub Microsoft albo interfejsem API), dane są przekazywane do dostawcy tego systemu na polecenie Usługobiorcy i na jego odpowiedzialność.

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Aplikacja Proplanum, jej bazy danych, pliki, kopie zapasowe i dzienniki zdarzeń są przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
  2. Niektórzy odbiorcy wskazani w § 6 ust. 1 (Google, Microsoft, Stripe, Webflow oraz dostawcy narzędzi do obsługi danych kontaktowych) mogą przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku przekazanie następuje na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), jeżeli odbiorca jest nią objęty, a w pozostałych przypadkach na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
  3. Kopię zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych.

§ 8. Aplikacja Mobilna i kiosk

  1. Lokalizacja urządzenia jest pobierana wyłącznie w chwili rejestracji rozpoczęcia lub zakończenia pracy, gdy Usługobiorca włączył weryfikację miejsca rejestracji, a Użytkownik udzielił Aplikacji Mobilnej uprawnienia do lokalizacji. Aplikacja Mobilna nie śledzi lokalizacji w sposób ciągły.
  2. Powiadomienia push wymagają identyfikatora urządzenia. Użytkownik może je wyłączyć w ustawieniach telefonu.
  3. Aplikacja Mobilna może być odblokowywana za pomocą biometrii urządzenia (odcisk palca, rozpoznawanie twarzy). Weryfikację wykonuje system operacyjny telefonu, a dane biometryczne nie są przekazywane Usługodawcy.
  4. Na terenie Polski funkcja rejestracji czasu pracy odciskiem palca na kiosku jest wyłączona. Usługodawca nie przetwarza w Polsce danych biometrycznych Użytkowników.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

  1. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: hosting w Microsoft Azure na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, szyfrowanie danych w transmisji i w spoczynku, uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla wszystkich osób z dostępem do infrastruktury i panelu administracyjnego, ograniczenie i rejestrowanie dostępu do danych, codzienne kopie zapasowe oraz okresowe testy penetracyjne.
  2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Usługodawcę, zobowiązane do zachowania poufności, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań.
  3. W razie naruszenia ochrony danych osobowych Usługodawca postępuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO, a w zakresie danych powierzonych niezwłocznie zawiadamia Usługobiorcę.

§ 10. Profilowanie i decyzje automatyczne

  1. Usługodawca nie podejmuje wobec osób, których dane przetwarza, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.
  2. Automatyczne układanie grafiku w Aplikacji Proplanum przygotowuje propozycję, o której przyjęciu decyduje Usługobiorca. Dobór firm, do których Usługodawca kieruje propozycję współpracy, opiera się na danych o firmie (branża, wielkość, lokalizacja), a nie na ocenie osób.

§ 11. Prawa osób, których dane dotyczą

  1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:
    1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
    2. sprostowania danych;
    3. usunięcia danych;
    4. ograniczenia przetwarzania;
    5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub Umowy;
    6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją;
    7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
    8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  2. Sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść w każdej chwili, bez uzasadnienia. Po jego wniesieniu dane nie są dalej przetwarzane w tym celu.
  3. Żądania można kierować na adres info@proplanum.com albo do Inspektora Ochrony Danych (§ 2 ust. 2). Usługodawca odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
  4. W zakresie danych przetwarzanych w imieniu Usługobiorcy (§ 3 ust. 2) prawa realizuje Usługobiorca jako administrator, a Usługodawca pomaga mu w tym na zasadach określonych w Umowie Powierzenia.

§ 13. Zmiany Polityki

  1. Usługodawca aktualizuje Politykę w razie zmiany przepisów, usług, odbiorców danych lub sposobu przetwarzania. Aktualna wersja jest dostępna na Stronie Internetowej i w Serwisie Proplanum.
  2. O istotnych zmianach Usługodawca informuje Usługobiorców drogą elektroniczną.
  3. Polityka w niniejszym brzmieniu (wersja z 28 września 2026 r.) obowiązuje od dnia jej opublikowania na Stronie Internetowej.