Umowa zlecenie grafik — o co tu chodzi?
Najkrócej: „umowa zlecenie grafik” to zwykle dwie rzeczy naraz – forma współpracy z grafikiem (zleceniobiorcą) i potrzeba ułożenia grafików pracy. Zlecenie działa na podstawie umowy zlecenia z kodeksu cywilnego, a nie na przepisach kodeksu pracy, więc nie ma sztywnych norm dobowych ani tygodniowych. To oznacza inne podejście do planowania czasu pracy, ewidencji i kontroli godzin.
Od 2017 roku obowiązuje minimalna stawka godzinowa przy zleceniu, a od 1 stycznia 2023 roku to co najmniej 22,80 zł brutto za godzinę. Przy takiej stawce ewidencja czasu pracy zleceniobiorców jest obowiązkowa i trzeba potwierdzać liczbę przepracowanych godzin. W praktyce umowa zlecenie to umowa starannego działania, więc rozliczenia opierają się na godzinach i należytej staranności, a nie na rezultacie jak w dziele.
W praktyce grafik pracy można ustalić, ale za zgodą obu stron. Wyznaczenie konkretnych dni i godzin nie przekształca automatycznie zlecenia w stosunek pracy, jednak wymaga porozumienia i unikania podporządkowania typowego dla etatu w ramach stosunku pracy. Dobrze rozpisany grafik pracy ułatwia świadczenie usług przy projektach zespołowych i daje mniej nieporozumień.
Jak ułożyć grafik pracy na podstawie umowy zlecenia?
Planowanie czasu pracy przy zleceniu opiera się na zgodzie, nie na poleceniu. Strony umowy mogą zapisać, w jakie dni i w jakich godzinach zleceniobiorca świadczy usługi, ale powinno to wynikać z porozumienia, a nie jednostronnego nakazu. To kluczowe, by uniknąć uznania za etat i nie wejść w realia, które w praktyce tworzą stosunek pracy.
Nie włączaj zleceniobiorcy do grafiku pracowników etatowych. To częsty błąd, który zwiększa ryzyko, że faktycznie działa stosunek pracy. Oddzielny grafik pracy i inne zasady rozliczeń pomagają wykazać niezależność i chronią strony umowy przed myleniem z grafiku pracowniczego. W przypadku umowy zlecenia rozkład godzin może być zmienny, bo nie ma norm jak w kodeksu pracy.
Wyznaczenie dni i godzin jest dopuszczalne, jeśli nie narzuca się stałej dyspozycyjności. Zleceniobiorca sam organizuje świadczenia usług i nie jest na bieżąco „pod jego kierownictwem”. Warto doprecyzować, jak strony komunikują zmiany grafiku: z jakim wyprzedzeniem, w jakiej formie i kto je potwierdza. Jasne kanały i terminy porządkują planowanie czasu pracy i rozliczenia godzin pracy.
Co wpisać w umowie zlecenia dla grafika?
Umowa zlecenie dla grafika powinna precyzyjnie określać zakres prac, wynagrodzenie i czas jej trwania. Dokładny opis przedmiotu zlecenia (np. projekt logotypu, identyfikacji) zmniejsza ryzyko rozbieżnych oczekiwań. Dobrą praktyką jest jasno wskazać nazwę zawartej umowy (umowa zlecenia) i inne postanowienia techniczne dotyczące kontaktu i akceptacji prac.
Wynagrodzenie może być stałe („za projekt”) albo rozliczane jako stawka godzinowa. Jeśli rozliczenie jest godzinowe, warto opisać, jak potwierdza się liczbę godzin pracy i w jakich terminach następuje rozliczenie. Taki zapis w formie pisemnej (albo w równoważnej formy pisemnej elektronicznej) ułatwia wykazanie należne wynagrodzenie i porządek w dokumentach.
W umowie należy doprecyzować prawa autorskie: czy klient nabywa wyłączne prawa majątkowe, na jakich polach eksploatacji i kiedy następuje przeniesienie. To szczególnie ważne przy projektach, które żyją długo. Pamiętaj: umowa zlecenia jest umową starannego działania, więc liczy się należyte wykonywania zlecenia, a nie wyłącznie rezultat.
Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za swoje działania, w tym sprawy administracyjne i podatkowe. W praktyce przyjmujący zlecenie często sam ustala wymiar czasu pracy i pozyskuje klientów, co bywa czasochłonne i przekłada się na nieregularność zlecenia oraz dochodów; zleceniobiorca sam decyduje o godzinami pracy i kolejności zadań.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorców?
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa, gdy stosujemy minimalną stawkę godzinową. Zleceniobiorca powinien przedkładać informację o liczbie godzin w formie pisemnej lub elektronicznej przed terminem wypłaty wynagrodzenia. Najlepiej określić to w umowie, by było mniej nieporozumień w danym okresie rozliczeniowym.
Jeśli w umowie nie określono sposobu potwierdzania godzin, i tak trzeba wykazać liczbę godzin wykonania zlecenia. Zleceniodawca powinien zatem prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorców tak, by każda wypłata opierała się na realnym zapisie godzin pracy i godzin świadczenia usług.
W praktyce działa prosty obieg: rejestr (np. RCP), auto-raport zleceniobiorcy i akceptacja przez koordynatora po zakończeniu pracy w danym dniu lub tygodniu. Nawet prosta ewidencja czasu pracy w arkuszu jest lepsza niż mail, ale warto trzymać się jednej metody uzgodnionej w umowie zlecenia.
W Proplanum ewidencję godzin można spiąć z rozliczeniem minimalnej stawki godzinowej i akceptacją godzin przed wypłatą. To ogranicza ręczne poprawki i ryzyko, że godziny „zaginą” między wiadomościami a przelewem.
Kiedy grafik i polecenia tworzą stosunek pracy?
Umowa zlecenia nie podlega przepisom kodeksu pracy, więc nie daje wielu uprawnień przysługujących etatom (np. płatnego urlopu wypoczynkowego). Jednocześnie zbyt sztywne zarządzanie zleceniobiorcą może spowodować, że w praktyce powstaje stosunek pracy w rozumieniu kodeksu pracy.
Ryzykowne jest narzucanie stałej dyspozycyjności i podporządkowania, np. koniecznej obecności w biurze w określonych godzinach codziennie 9:00–17:00. W przypadku pracowników to normalne, ale w umowie zlecenia nie należy wymagać pracy pod stałym nadzorem i na rzecz pracodawcy w określonym miejscu i czasie pod jego kierownictwem, z realizacją poleceń służbowych. Zleceniobiorca powinien mieć większą elastyczność w organizacji czasu.
Wyznaczanie konkretnych dni i godzin świadczenia usług nie powoduje automatycznego przekształcenia zlecenia w stosunek pracy, ale dobrze oddzielić zleceniobiorców od harmonogramu etatów i nie kopiować rozwiązań z regulaminie pracy. Dzięki temu łatwiej wykazać, że nie działacie w ramach stosunku pracy i nie chodzi o zatrudnienie pracownicze.
Jak liczyć minimalną stawkę godzinową?
Minimalna stawka godzinowa na zleceniu obowiązuje od 2017 roku. Od 1 stycznia 2023 roku wynosi 22,80 zł brutto za godzinę i zleceniodawca ma obowiązek wypłacić co najmniej tyle, ile wynika z obowiązującego poziomu minimalnej stawki godzinowej. Tu liczy się stawka godzinowa, a nie minimalne wynagrodzenie miesięczne znane z etatu.
Rozliczenie godzin wymaga rzetelnej ewidencji – bez tego trudno wykazać, że wypłata odpowiada minimalnej stawce. Gdy strony umowy rozliczają się godzinowo, liczba godzin pracy musi być jasna i możliwa do potwierdzenia. W przypadku umowie zlecenie ryczałt warto sprawdzić pod kątem realnych godzin pracy.
Przy wynagrodzeniu ryczałtowym należy ocenić, czy faktyczna liczba godzin nie zaniża minimalnej stawki za przepracowany czas. Jeśli tak – zleceniodawca powinien uzupełnić wypłatę, by spełnić minimalną stawkę godzinową w danym okresie. Krótkie cykle rozliczeń (np. miesięczne) ułatwiają kontrolę zgodności.
Co z miejscu i czasie świadczenia usług?
Umowa zlecenie pozwala umówić godziny i dni świadczenia usług, ale takie zapisy powinny wynikać z porozumienia stron. To bywa potrzebne przy współpracy z zespołem lub dostępie do biura, narzędzi i materiałów w określonym miejscu i w określonych godzinach.
Umowa zlecenie nie reguluje odpoczynku dobowego czy tygodniowego, co daje większą swobodę, ale wymaga rozsądnego planowania. Zleceniobiorca nie musi być stale w dyspozycji pracodawcy, a gotowość do pracy nie może być narzucona jednostronnie w czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę. Lepiej ustalać okresy wolne i ramy dostępności niż sztywny dzienny czas.
Przy projektach kreatywnych sprawdza się określenie „okien” współpracy i terminów przeglądów, zamiast co do minuty wyznaczonego grafiku. Dzięki temu łatwiej dopasować wymiar czasu pracy i godziny świadczenia usług do rytmu projektu bez wchodzenia w schemat zatrudnienia pracowniczego.
Jak poukładać grafiku pracy w narzędziu?
Dla porządku warto prowadzić odrębny grafik pracy dla zleceniobiorców i nie mieszać go z planem etatów. W praktyce pomaga to oddzielić godziny pracy wynikające z grafiku pracowniczego od godzin ustalanych w porozumieniu przy zleceniu. To także porządkuje wykonywania pracy określonego rodzaju „na zleceniu”.
Prosty schemat układania grafiku pracy przy zleceniu:
- Najpierw ustalenia ze zleceniobiorcą o miejscu i czasie dostępności (np. spotkania w danym dniu).
- Potem zapotrzebowanie godzinowe w zadaniach/projektach.
- Na końcu akceptacja i publikacja grafiku oraz ścieżka ewidencji godzin po zakończeniu pracy.
W Proplanum zespoły często ustawiają osobny kalendarz i ścieżkę akceptacji godzin dla zleceniobiorców, spiętą z RCP. Dzięki temu ewidencja czasu pracy jest w jednym miejscu, a rozliczenie minimalnej stawki godzinowej bazuje na zaakceptowanych godzinach i świadczenia usług udokumentowanych w umowie.
Czy na zleceniu można mieć grafik?
Tak, można, ale grafik powinien wynikać z porozumienia stron umowy, a nie z jednostronnego polecenia. Zleceniobiorca powinien mieć możliwość samodzielnego ustalania dni i godzin pracy. Nie należy włączać go do grafiku pracowników etatowych, aby nie tworzyć pozorów stosunku pracy. Wyznaczenie dni i godzin nie zmienia automatycznie zlecenia w etat.
Ile grafik bierze za zlecenie?
Stawki są ustalane indywidualnie – jako stała kwota za projekt albo stawka godzinowa. Obowiązuje jednak minimalna stawka godzinowa, która od 1 stycznia 2023 roku wynosi 22,80 zł brutto. W przypadku dobrej specjalizacji i doświadczenia stawki freelancera mogą być wyższe niż na etacie. Najważniejsze, by sposób rozliczenia był opisany w umowie.
Czy na umowie zlecenie trzeba pracować 8 godzin?
Nie, umowa zlecenie nie ma sztywnych limitów czasu pracy ani norm dobowych. W przypadku umowy zlecenia nie obowiązują regulacje dotyczące czasu pracy z Kodeksu pracy. Długość pracy wynika z porozumienia stron i charakteru zadań. Kluczowa jest ewidencja godzin, jeśli rozliczanie odbywa się w stawce godzinowej.
Kiedy pracodawca ma obowiązek dać grafik?
Przy zleceniu nie ma obowiązku tworzenia grafiku jak na etacie, ponieważ umowa zlecenie nie podlega Kodeksowi pracy. Grafik można wprowadzić za zgodą stron i w sposób nienaruszający samodzielności zleceniobiorcy. Dla etatów obowiązki wynikają z przepisów prawa pracy, natomiast dla zleceń – z ustaleń umownych. Warto rozdzielać harmonogramy etatów i zleceniobiorców.
Źródła:
- Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej – informacje o minimalnej stawce godzinowej: https://www.gov.pl/web/rodzina
- Państwowa Inspekcja Pracy – informacje o umowach cywilnoprawnych i ewidencji: https://www.pip.gov.pl
Czy w umowie zlecenia można narzucić grafik i stałe godziny pracy?
W ramach umowy zlecenia strony mogą uzgadniać grafik, ale podstawą takiej współpracy jest kodeksu cywilnego, a nie kodeks pracy, więc nie stosuje się typowych norm czasu przewidzianych kodeksem pracy. Można ustalić konkretne godziny świadczenia usług w określonym czasie, o ile nie prowadzi to do podporządkowania charakterystycznego dla zatrudniania pracownika i nie tworzy relacji, w której zleceniobiorca faktycznie działa jak pracownik. Uzgodnione godziny pracy powinny być jasno dokumentowane i akceptowane, a przyjmującemu zlecenie warto wskazać sposób raportowania oraz obieg akceptacji. Nie należy też mylić zlecenia z rozwiązaniami stosowanymi przy zatrudnianiu pracowników tymczasowych; organizacja pracy pracowników tymczasowych odbywa się na odmiennych zasadach (dotyczą ograniczenia), dlatego grafik dla zlecenia powinien być ustalany odrębnie i z poszanowaniem samodzielności zleceniobiorcy. Taki rozdział harmonogramów ogranicza ryzyko, że grafik będzie traktowany jak plan etatowy pracownika.
Rozdziały:
