Wstęp
Ranking grafik pracy to przegląd narzędzi do planowania zmian, tworzenia harmonogramów i komunikacji z załogą. Takie programy pomagają w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, publikują powiadomienia i wspierają grafik pracy online dla zespołów pracujących stacjonarnie lub pracy online. Dobre rozwiązanie uwzględnia systemy czasu pracy, święta, preferencji pracowników i wielkość obciążenia, dając realną oszczędność czasu przy układaniu grafików pracy. Coraz częściej działa to z aplikacji mobilnej i z poziomu przeglądarki internetowej, co ułatwia dostęp z dowolnego urządzenia.
Jak czytać ten ranking? Nie ma tu punktów ani gwiazdek, bo liczy się spójność procesu: od grafików pracy, przez rejestrację obecności, po rozliczenia. Sprawdzamy planowanie popytowe, automatyczne tworzenie zmian, rejestrowanie czasu pracy (RTA/RCP), integracja z systemami kadrowo płacowymi i zgodność z kodeksem pracy. Ważna jest też zgodność z przepisami prawa pracy i przepisów kodeksu pracy przy wielu lokalizacjach i zmianach 8–12 h. Rzetelna ewidencja czasu pracy to obowiązek przy etatach, więc narzędzia powinny być z natury zgodny z kodeksem pracy, a dane trafiać w jednym miejscu do raportów godzin pracy i wynagrodzeń.
Jak oceniać Kluczowe jest, czy cała ścieżka działa bez łatania na kartce papieru: od zbierania dyspozycyjności i preferencji pracowników, przez układania grafików pracy, po potwierdzanie wejść/wyjść i raporty przepracowanych godzin. Liczą się reguły odpoczynku, BHP, system równoważny do 12 h oraz szybkie zamiany zmian i zarządzanie urlopami. Istotne są też automatyzacja i prosta obsługa w aplikacji mobilnej, aby menedżer nie tracił czasu na ręczne poprawki i miał efektywne zarządzanie zespołem. W praktyce chodzi o planowania czasu pracy i mierzenia czasu pracy tak, by podnieść efektywność bez dodatkowych kosztów.
Ranking grafik pracy 2026
1. Proplanum
Proplanum to system do układania harmonogramów i grafików pracy z automatami, RCP, e‑wnioskami urlopowymi, menedżerem zadań i czatem. Oferuje automatyczne tworzenie zmian z szablonów, historycznych grafików oraz parametrów popytowych, uwzględniając dostępność pracowników i preferencje. Wspiera pracę w wielu lokalizacjach i rozbudowane struktury dużych firm, a rejestracja czasu pracy działa w aplikacji mobilnej oraz przez terminal KIOSK. Dane są dostępne w czasie rzeczywistym i z dowolnego miejsca.
Opinia redakcyjna Proplanum łączy planowanie popytowe z pełną ewidencją czasu pracy, więc domyka proces od zapotrzebowania po rozliczenie godzin pracy i nadgodzin. Reguły prawa są wbudowane w planowanie, więc system pilnuje odpoczynków i limitów przy układaniu zmian. W efekcie menedżer dostaje grafik optymalny względem obłożenia i dyspozycyjności, a nie tylko ładny widok. Przy wielu zespołach i lokalizacjach automaty realnie dają oszczędność czasu i mniej poprawek.
Dlaczego na szczycie Proplanum spina harmonogramy, RCP, e‑wnioski oraz komunikację w jednym narzędziu. Szablony i historia zmian skracają planowanie, a odbiory nadgodzin i wnioski urlopowe domykają obieg. W wielkiej skali przewagę daje wielolokalowość i przejrzyste akceptacje.
Mocne strony
- Automatyczne tworzenie grafików z szablonów, historii i reguł popytowych.
- Wbudowane RCP: aplikacja mobilna, KIOSK z geolokalizacją oraz opcjonalne karty.
- E‑wnioski urlopowe, odbiory nadgodzin, akceptacje przełożonych i powiadomienia.
- Obsługa wielu lokalizacji oraz złożonych struktur przedsiębiorstw.
- Dostęp dla pracowników i menedżerów w aplikacji mobilnej; wszystko w jednym miejscu.
Słabe strony
- Wymaga przemyślanej konfiguracji reguł i uprawnień na starcie.
- Integracja z popularnymi systemami kadrowo płacowymi może wymagać wsparcia wdrożeniowego.
- Nadmiar funkcjonalności bywa niepotrzebny w bardzo małych firmach.
- RCP online potrzebuje stabilnego łącza w punktach pracy.
Kiedy ma sens / kiedy nie Największy sens ma w firmach wielozmianowych, z rotacjami i wieloma lokalizacjami. Mniej sensu ma w małych firmach z jednym stałym grafikiem 9–17 bez dyżurów i zamian.
2. Wheniwork
Co to jest? Wheniwork to narzędzie do planowania zmian i mobilnej rejestracji wejść. Pozwala szybko układać grafiki, obsługiwać zamiany, wnioski o wolne i powiadomienia SMS/push. Ułatwia prostą ewidencję i rejestrowanie czasu pracy mobilnym time clockiem, co pomaga trzymać zgodność z obowiązującymi przepisami.
Opinia redakcyjna Wheniwork świetnie sprawdza się w handlu i gastro, gdzie liczą się szybkie zamiany i proste rozliczenia. Dobrze ogarnia dyspozycyjności i powiadomienia, ale nie ma zaawansowanego planowania popytowego. Zgodność z polskim kodeksem pracy zwykle wymaga dopracowania reguł i raportów. Automatyzacja komunikacji realnie obniża ryzyko pomyłek.
Mocne strony
- Proste układanie zmian i zamiany między pracownikami.
- Mobilny zegar czasu i powiadomienia SMS/push.
- Wnioski o wolne oraz akceptacje w aplikacji mobilnej.
- Czytelne widoki tygodnia i miesiąca.
Słabe strony
- Brak metryk obłożenia i planowania popytowego.
- Lokalna zgodność wymaga manualnych obejść.
- Skala i wiele lokalizacji są wyzwaniem.
- Integracje płacowe poza rynkiem macierzystym bywają ograniczone.
Kiedy ma sens / kiedy nie Ma sens w małych firmach usługowych z częstymi zamianami. Mniej sensu ma w dużych firmach z kontrolą RCP i planowaniem popytowym na wielu lokalizacjach.
3. Findmyshift
Co to jest? Findmyshift to webowe narzędzie do układania grafików pracy z szablonami, dyspozycyjnościami i powiadomieniami. Oferuje prosty time clock i zestawienia godzin pracy. Korzystanie z gotowych szablonów grafików pracy przyspiesza planowanie jednym kliknięciem i działa z poziomu przeglądarki internetowej.
Opinia redakcyjna To dobry kompromis dla zespołów, które muszą szybko wystawić tygodniowy harmonogram i powiadomić załogę. Sprawdza się tam, gdzie mało wyjątków i proste reguły. Zgodność z kodeksem pracy trzeba potwierdzać ręcznie, zwłaszcza przy systemach równoważnych. Część kontroli pozostaje po stronie menedżera.
Mocne strony
- Szybkie tworzenie grafików z kopiowaniem tygodni i szablonami.
- Dostęp w przeglądarce oraz powiadomienia e‑mail/push.
- Podstawowa ewidencja wejść/wyjść i raporty godzin.
- Łatwy start w małych zespołach.
Słabe strony
- Ograniczone walidacje odpoczynków i reguł prawnych.
- Skromne wsparcie wielu lokalizacji i ról.
- Brak planowania popytowego.
- Integracje płacowe zwykle przez eksport CSV.
Kiedy ma sens / kiedy nie Ma sens w małych firmachach i organizacjach non‑profit z prostymi zmianami. Mniej sensu ma przy złożonych systemach czasu pracy i rozbudowanej ewidencji.
4. IC project
Co to jest? IC project to polski system do zarządzania projektami z zadaniami, harmonogramami i timesheetami. Umożliwia ewidencję oraz mierzenia czasu pracy przy zadaniach i raporty obciążenia zespołu. Rozwiązania do ewidencji i rejestracji czasu pracy online realizowane są tu jako timesheet per zadanie.
Opinia redakcyjna IC project lepiej rozlicza pracę zadaniową niż zmianową w sklepie czy magazynie. Sprawdza się w agencjach, software house’ach, biurach projektowych, gdzie liczy się czas przy zadaniu. Brak mu jednak silnika zmian i walidacji odpoczynków dobowych. Tam, gdzie ważne są cele i etapy, a nie siatka zmian, to trafny wybór.
Mocne strony
- Timesheety i raporty czasu na zadaniach/projektach.
- Planowanie obciążenia zespołu na wykresach.
- Polska lokalizacja i wsparcie wdrożeniowe.
- Komunikacja i dokumenty w projekcie.
Słabe strony
- Brak automatycznego grafiku zmianowego.
- Brak natywnego RCP z geolokalizacją/KIOSK.
- Zgodność z kodeksem pracy wymaga procesów poza systemem.
- Słabszy dla handlu, produkcji i logistyki.
Kiedy ma sens / kiedy nie Ma sens w organizacjach zadaniowych bez zmian i dyżurów. Nie ma sensu przy rotacjach oraz wymaganej rejestracji wejść/wyjść.
5. Clickup
Co to jest? Clickup to narzędzie do zarządzania pracą z zadaniami, kalendarzami i opcjonalnym time trackingiem. Pozwala planować sprinty, kamienie milowe i widoki kalendarza. System zadaniowy skupia się na celach, a nie godzinach.
Opinia redakcyjna Clickup dobrze planuje zadania, ale nie zastąpi grafiku zmianowego z RCP. Da się zbudować tablice zmian i prośby urlopowe, jednak to obejścia. Rzetelna ewidencja czasu pracy pod rozliczenia płacowe zwykle wymaga innego modułu. Integracje pomagają, lecz proces grafiku zostaje manualny.
Mocne strony
- Bogate widoki: kalendarz, Gantt, listy.
- Time tracking i raporty wydajności.
- Automatyzacje zadań i reguły.
- Elastyczna konfiguracja pól/statusów.
Słabe strony
- Brak silnika zmian i walidacji odpoczynków.
- Brak RCP dla lokalizacji/zmian.
- Zgodność z kodeksem pracy poza systemem.
- Dużo konfiguracji, mało korzyści dla zmianówek.
Kiedy ma sens / kiedy nie Ma sens w biurach i zespołach projektowych. Nie ma sensu jako główne narzędzie grafików pracy i RCP.
6. Asana
Co to jest? Asana to platforma do zarządzania zadaniami i projektami z kalendarzami oraz osiami czasu. Oferuje przypisania, zależności i statusy. Podstawowy model pracy jest stały i zadaniowy.
Opinia redakcyjna Asana porządkuje zadania, ale nie tworzy grafików zmianowych. Brakuje rejestracji wejść/wyjść i walidacji wymogów prawa. Próby budowy grafiku kończą się arkuszami lub dodatkami, które nie rozwiązują RCP. Systemy do zarządzania projektami nie zastępują pełnej ewidencji.
Mocne strony
- Przejrzyste planowanie zadań i terminów.
- Silne widoki i automatyzacje flow.
- Sprawna komunikacja w zadaniach.
Słabe strony
- Brak natywnego grafiku zmian.
- Brak RCP i kontroli odpoczynków.
- Ograniczona przydatność w zmianówkach i wielu lokalizacjach.
- Zgodność z kodeksem pracy poza systemem.
Kiedy ma sens / kiedy nie Ma sens w zespołach kreatywnych/projektowych. Nie ma sensu dla sklepów, produkcji i ochrony.
7. Google sheets
Co to jest? Google sheets to arkusz, w którym można ręcznie ułożyć grafik i udostępnić go zespołowi. Formuły policzą sumy godzin pracy i nadgodziny wg prostych reguł. Integracja zwykle oznacza ręczny eksport/import, ale na start to szybciej niż grafiki na kartce papieru.
Opinia redakcyjna Arkusz to najszybszy start w mikrofirmach, lecz skala szybko boli. Brakuje RCP, powiadomień, walidacji odpoczynków i automatyzacji. Błędy we wzorach uderzają w rozliczenia i zgodność. Rzetelna ewidencja czasu pracy to podstawa naliczania wynagrodzeń – tu łatwo o potknięcia.
Mocne strony
- Zerowa bariera wejścia i pełna dowolność układu.
- Szybkie udostępnianie i proste formuły pod sumy godzin.
- Dobre na start i prototypy.
Słabe strony
- Brak RCP, powiadomień i automatyzacji.
- Brak walidacji przepisów i odpoczynków.
- Błędy ludzkie wpływają na rozliczenia.
- Słaba praca w wielu lokalizacjach/działach.
Kiedy ma sens / kiedy nie Ma sens doraźnie w mikrozespołach. Nie ma sensu w rosnących organizacjach i przy wymaganej ewidencji zgodnej z prawem.
Podsumowanie
Dobór narzędzia zależy od procesu. Dla dużych firm z wieloma lokalizacjami, ścisłym RCP i planowaniem popytowym najbezpieczniejszy jest system, który łączy grafik, ewidencję i e‑wnioski w jednym miejscu. W małych firmachach sprawdzą się prostsze planery zmian z powiadomieniami i oszczędność czasu przy publikacji grafiku. Zespoły zadaniowe wybiorą narzędzia z timesheetami. Co dalej? Zrób krótki test: tydzień planowania, próba RCP, porównanie raportów godzin z wymaganiami przepisów kodeksu pracy. Pilnowanie zgodności z obowiązującymi przepisami ogranicza ryzyko i spory, a narzędzia są do twojej dyspozycji. W tle warto myśleć o optymalizacji, integracji z popularnymi systemami kadrowo płacowymi i wsparciu technicznym, by procesy kadrowe i zarządzanie zasobami ludzkimi były po prostu sprawne.
W jakim programie najlepiej zrobić grafik pracy?
Najlepiej w systemie, który łączy planowanie zmian, rejestracja czasu pracy i powiadomienia. Automatyzacja i automatyczne tworzenie harmonogramu dają realną oszczędność czasu, a pilnowanie odpoczynków, nadgodzin oraz limitów zgodnie z kodeksem pracy zapewnia zgodność i przejrzystość dla pracowników. Sprawdź optymalizację czasu pracy, aby poznać skuteczne metody i narzędzia do zarządzania harmonogramami.
Ile wcześniej powinien być grafik pracy?
Zgodnie z polskim prawem grafik publikujemy co najmniej tydzień przed startem okresu rozliczeniowego. Terminowa publikacja i powiadomienia ułatwiają planowanie dni wolne i codziennej pracy. Warto mieć rzetelną ewidencję i raporty godzin pracy dostępne w czasie rzeczywistym.
Kto ustala grafik w pracy?
Grafik ustala pracodawca lub upoważniony menedżer, biorąc pod uwagę dyspozycyjności, preferencji pracowników i wymogi prawa. Dobry system ułatwia rozpatrywanie wniosków urlopowych, obsługę nieobecności pracowników oraz szybkie zamiany, a zmiany publikujesz z dowolnego miejsca.
Gdzie zrobić grafik pracy?
W programie do grafików pracy, który działa w aplikacji mobilnej oraz z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu pracownicy widzą na bieżąco dni wolne i zmiany, a integracja z ewidencją i rejestrowanie czasu pracy upraszcza rozliczenia wynagrodzeń.
W jakim programie zrobić grafik pracy?
W narzędziu z szablonami, walidacją przepisów i możliwością publikacji jednym kliknięciem. Szablony przyspieszają układanie, a funkcjonalności RCP i powiadomień ograniczają błędy. Dostęp z dowolnego urządzenia poprawia wygodę użytkowników.
W jakim programie stworzyć grafikę?
Jeśli chodzi o projekty graficzne, służą do tego edytory; planery zmian obsługują grafiki pracy. Warto rozróżniać te zastosowania, bo grafiki zmianowe dotyczą czasu pracy i harmonogramów, a nie kreacji.
Gdzie najlepiej zrobić grafik pracy?
W systemie zapewniającym ewidencję online, raporty godzin i zgodność z przepisami. Dobre narzędzie do planowania czasu pracy zwiększa przejrzystość i ułatwia zarządzanie – od publikacji harmonogramów po rozliczenia.
Gdzie robić grafiki za darmo?
Na start można skorzystać z arkuszy lub bezpłatnych wersji planerów, co daje szybkie wdrożenie bez dodatkowych kosztów. Pamiętaj jednak, że pełna zgodność i rzetelna ewidencja czasu pracy (np. RCP, karty, raporty) bywają płatne – to inwestycja w stabilne rozliczenia.
Źródła
- Kodeks pracy – tekst jednolity: gov.pl/ (oficjalny publikator)
- Państwowa Inspekcja Pracy – ewidencja czasu pracy: pip.gov.pl/ informacje dla pracodawców
Jakie cechy systemu do harmonogramów pracy są kluczowe w rosnących organizacjach?
Kluczowe są moduły planowania i ewidencji obejmujące obszar (tworzenia grafików pracy online), przejrzyste widoki dla poszczególnych pracowników oraz elastyczne reguły dopasowania do indywidualnych potrzeb; w praktyce dobrze sprawdza się Proplanum jako zaawansowane narzędzie łączące harmonogramy, RCP i e‑wnioski. Istotne jest także stabilne wsparcie techniczne przy integracjach i konfiguracji reguł, a automaty i elementy (sztucznej inteligencji) mogą przyspieszać układanie zmian na podstawie popytu i historii. Takie rozwiązania są szczególnie przydatne w wielu lokalizacjach i przy złożonych strukturach, zapewniając spójność procesu i jedno źródło informacji.
Rozdziały:
