Rachunek: wzór 2026 do pobrania w DOCX i PDF

Rachunek wzór: kto go wystawia zamiast faktury i co musi zawierać

Rachunek wzór z tej strony jest dla osób, które sprzedają towar albo wykonują usługę i nie wystawiają faktur: drobnych sprzedawców bez VAT, osób wynajmujących prywatnie, wykonawców na zleceniu. Dokument ma numer, dane obu stron, tabelę pozycji na osiem wierszy, sumę liczbą i słownie oraz pola płatności. Stan prawny: wrzesień 2026, według art. 87 Ordynacji podatkowej (Dz.U. 2026 poz. 622) i § 14 rozporządzenia o zakresie informacji w rachunkach (Dz.U. 2021 poz. 703).

Rachunek nie jest fakturą. Faktura wynika z ustawy o VAT i ma inny, dłuższy zestaw danych; rachunek ma pięć obowiązkowych elementów i służy tam, gdzie przepisy o VAT nie każą wystawić faktury. Nie jest też rachunkiem bankowym; słowo jest to samo, dokument inny.

Wzór jest uniwersalny: ta sama kartka działa jako rachunek za wykonanie usługi, rachunek sprzedaży i rachunek do umowy zlecenia. Różni się tylko treść pozycji w tabeli.

Kto wystawia rachunek, a kto fakturę?

Rachunek wystawia podatnik prowadzący działalność gospodarczą, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, i tylko na żądanie kupującego albo usługobiorcy (art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej). Nikt nie musi wystawiać rachunku z własnej inicjatywy; obowiązek pojawia się, gdy klient o niego prosi.

Tu jest najczęstsze nieporozumienie. Przedsiębiorca zwolniony z VAT, na przykład z powodu niskich obrotów, nie ma obowiązku wystawiać faktur z automatu, ale na żądanie nabywcy wystawia fakturę, nie rachunek (art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Taka faktura nie ma stawki ani kwoty VAT i w praktyce wygląda jak rachunek z dodatkową podstawą zwolnienia. Dlatego rachunek z art. 87 dotyczy dziś węższej grupy niż dwadzieścia lat temu.

Kto więc korzysta ze wzoru? Osoba wynajmująca prywatnie mieszkanie, gdy najemca chce potwierdzenia wpłaty. Zleceniobiorca bez działalności, którego zleceniodawca prosi o rachunek do umowy zlecenia jako podstawę wypłaty. Sprzedawca rzeczy używanej, który chce dać kupującemu dokument z ceną i datą. W każdym z tych przypadków dokument z kompletem danych z § 14 rozporządzenia jest wystarczającym dowodem sprzedaży albo wykonania usługi.

Jakie dane do rachunku są obowiązkowe?

Rachunek zawiera co najmniej pięć elementów wymienionych w § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów, stan na wrzesień 2026:

NIP i REGON stron oraz data sprzedaży były kiedyś na liście, ale rozporządzenie z 2011 roku je skreśliło. Wzór ma pola NIP jako opcjonalne, bo firmy i tak chcą je widzieć w dokumentach kosztowych. Jeżeli sprzedaż i wystawienie przypadają na różne dni, datę usługi warto dopisać w nazwie pozycji, na przykład „sprzątanie biura, 12 września 2026”.

Suma słownie jest elementem, o którym zapomina się najczęściej. We wzorze ma osobny wiersz pod tabelą, żeby nie dało się go pominąć.

W jakim terminie wystawić rachunek?

Rachunek wystawia się w ciągu 7 dni od wykonania usługi albo wydania towaru, jeżeli klient zażądał go wcześniej. Gdy żądanie przyszło później, 7 dni liczy się od dnia zgłoszenia żądania (art. 87 § 3 Ordynacji podatkowej). Po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi albo wydania towaru obowiązek wygasa i rachunek można wystawić dobrowolnie, ale nie trzeba (art. 87 § 4).

Przykład z praktyki: firma sprzątająca bez VAT umyła okna w sklepie 2 czerwca 2026 roku. Kierownik sklepu poprosił o rachunek 20 czerwca, więc termin minął 27 czerwca. Gdyby zapytał dopiero 10 września, wykonawca mógłby odmówić. W dokumencie datą wystawienia jest dzień sporządzenia rachunku, nie dzień usługi.

Rachunek za wykonanie usługi na zleceniu

Rachunek do umowy zlecenia wystawia zleceniobiorca po wykonaniu pracy albo na koniec miesiąca, jeżeli tak mówi umowa. W tabeli wpisuje się nazwę zlecenia, jednostkę „godz.”, liczbę godzin i stawkę godzinową; wartość to iloczyn tych dwóch liczb. Zleceniodawca na tej podstawie nalicza składki i podatek, więc kwota na rachunku jest kwotą brutto z umowy.

Liczba godzin nie bierze się z pamięci. Zleceniodawca musi potwierdzać liczbę godzin wykonywania zlecenia, żeby wykazać zachowanie minimalnej stawki godzinowej; zasady i stawkę na 2026 rok opisuje wpis umowa zlecenie 2026, a do zapisywania godzin służy wzór ewidencji godzin pracy na zleceniu. Godziny z ewidencji przepisuje się do rachunku, więc obie kartki powinny się zgadzać co do jednej godziny.

W sklepie albo w magazynie, gdzie zleceniobiorcy pracują na zmiany obok etatowych pracowników, najprościej wystawiać rachunek raz w miesiącu, po zamknięciu ewidencji. Jeden rachunek na miesiąc oznacza jeden numer, jedną sumę słownie i jeden przelew.

Jak długo przechowywać rachunki?

Wystawca numeruje rachunki kolejno i przechowuje ich kopie w kolejności wystawienia do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej). Ten sam obowiązek dotyczy nabywców, którzy mają obowiązek żądać rachunków (art. 88 § 2). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1).

W praktyce rachunek wystawiony w 2026 roku trzyma się co najmniej do końca 2032 roku, bo podatek za 2026 rok płaci się w 2027. Najprostszy porządek to segregator albo folder na rok z numerami od 1/2026 w górę; wzór w DOCX pozwala zmienić numer i datę bez przepisywania reszty. Jeżeli oryginał zaginie, wystawia się go ponownie z dopiskiem „DUPLIKAT” i datą ponownego wystawienia (§ 14 ust. 2 rozporządzenia).